طرق تقليص نسبة إلغاء الحجوزات في المطاعم

زيادة حجوزات المطاعم هدف تسعى إليه إدارات المطاعم في أي مكان، لكن إن لم تكن هذه الادارة على إستعدادات كاملة للتعامل مع زيادة حجوزات المطاعم بالطريقة الصحيحة سيتحول هذا الحلم لكارثة يمكنها أن تنهي مستقبل هذه المطاعم في السوق،  وبالتالي هناك العديد من الإجراءات المسبقة التي لابد من التأكد منها قبل قبول أي حجوزات بالمطعم، كما أن هناك العديد من الحالات المتوقعة بعد زيادة حجوزات المطاعم مثل الإلغاء أو عدم الحضور في اللحظة الاخيرة، تعرف كيف يمكنك الاستعداد والتعامل مع زيادة حجوزات المطاعم.

الحجوزات المسبقة وتأثيرها على أداء المطاعم

تساعد الحجوزات المسبقة في توفير العديد من المميزات للمطاعم أبسطها على الإطلاق إمكانية تحديد كميات الطعام التي يحتاج إليها المطعم وعدد الضيوف المتوقع في صالات الطعام، وكذلك عدد المضيفين المطلوب في هذا الوقت لضمان سهولة وسلاسة الطلب والخدمة، إلى جانب هذه الميزات تسمح الحجوزات المسبقة في توفير العديد من المعلومات التي يمكن استخدامها لخلق مزيد من الفرص الجديدة لزيادة الأرباح على سبيل المثال تحديد أوقات الذروة والعناصر الأكثر طلباً في القائمة، وبالتالي إمكانية العمل على استغلال الأوقات الاخرى بطريقة أكثر جذبًا للعملاء واستثمارها بأفضل صورة ممكنة.

إلى جانب كل هذه الميزات وغيرها إلا أنها لا تأتي سوى بنسب متفاوتة من المخاطر حول الإلغاء أو عدم الحضور وبالتالي قد يتعرض المطعم لخسارة ربح محتمل من وراء الحجوزات الغير مكتملة أو الملغية؛ بالأخص إذا كان المطعم يعتمد بشكل أساسي على الحجوزات فقط لأي سبب من الأسباب، ربما زادت مشكلة عدم اكتمال الحجوزات وزيادة الإلغاءات بعد انتشار فيروس كورونا المستجد، وبالتأكيد تختلف حجم الآثار السلبية للحجوزات الغير مكتملة على كل مطعم على حدا إلا أن هناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها للحد من مخاطر الإلغاء وعدم الحضور نتعرف على بعض هذه الطرق بشكل تفصيلي فيما يلي.

طرق تقليل مخاطر إلغاء حجوزات المطاعم

تتبع المخالفين السابقين

وهي طريقة بسيطة نوعاً ما تعتمد بشكل أساسي على توفر قاعدة بيانات للعملاء المترددين على المطعم وكذلك العملاء الجدد، وفي حالة إلغاء أحدهم الحجز بدون إنذار مسبق يتم تتبعهم لاحقًا عند محاولة الحجز مرة أخرى وعدم قبول أي حجوزات جديدة لهم.

فرض رسوم على الإلغاء المفاجئ

يمكن للمطعم فرض بعض الرسوم على إلغاء الحجوزات المفاجئة، ولكن يتطلب الأمر أولاً الإعلان عن هذه الرسوم والتوضيح للعملاء قبل الحجز وضرورة التأكيد عليهم بضرورة الإبلاغ مسبقًا قبل إلغاء الحجز بفترة محددة حتى لا يتم احتساب غرامة مالية يتم خصمها من البطاقات الائتمانية للضيوف.

التأكيد على الحجز

يمكن للمطعم التأكيد على الحجز مع العملاء قبل الموعد بوقت كاف، وتذكيرهم بالموعد المحدد بإستخدام العديد من الطرق مثل مكالمة هاتفية، رسالة نصية، أو رسائل تذكيرية عبر البريد الإلكتروني.

حالة الحجز الزائد للمطعم

تعتمد هذه الطريقة على قبول عدد أكبر من الحجوزات التي يمكن تغطيتها واستيعابها وهي إحدى الطرق المعتادة في مجال الفنادق والطيران وبعض المطاعم؛ إلا أنها قد لا تكون مقبولة بصورة كبيرة لدى الكثير من العملاء الذين يتوقعون أقل قدر من أوقات الانتظار بسبب حجزهم المسبق، وبالتالي أي إخلال بهذه التوقعات يتم ترجمته مباشرةً لوجود خطأ في إدارة المطعم والحجوزات، لكن على الجانب الآخر إن تم تنفيذ هذه الخطوة بطريقة صحيحة سيكون لها أثر إيجابي على تقليل الخسائر وزيادة الأرباح، وأيًا كان حجم المطعم فيمكن تطبيق هذه الطريقة والاستفادة منها لصالح المطعم.

تحديد وقت عدم الحضور

قم بإعداد سجل يومي للحجوزات الغير مكتملة وعدم الحضور والإلغاءات المفاجئة، دون فيه ملاحظاتك حول أكثر الأوقات والأيام التي يتم الإلغاء فيها وعدد الضيوف المتوقع خلالها، وبناء على ذلك قم بتحليل هذه المعلومات جيدًا حتى تصل إلى نتائج يمكنها مساعدتك في تقليل أعداد الإلغاءات، على سبيل المثال أكثر الأيام التي يتم فيها الإلغاء هي عطلة نهاية الأسبوع  أم خلال الأيام العادية، أكثر الوجبات التي يتم الإلغاء فيها هي الغداء أم العشاء، أكثر الإلغاءات التي تتم هي حجوزات الهاتف أم الإنترنت، وهكذا يتم تتبع هذه الأمور لفترات زمنية مختلفة حتى نصل للمعلومات الأقرب للصحة وبالتالي إيجاد الحلول المناسبة.

حدد قدرة المطعم الاستيعابية

من الأرقام الهامة التي لابد من متابعتها هي السعة المكانية لغرف الطعام بالمطعم عدد المقاعد والطاولات، المساحات بين كل طاولة والأخرى، عدد الطاولات الإضافية التي يمكن إضافتها إذا لزم الأمر، يتطلب منك قبول الحجز الزائد الفهم الجيد للسعة والإمكانيات المتاحة لديك وكيفية استخدامها بأفضل طريقة ممكنة دون الإخلال بالتجربة النهائية للعميل في مطعمك.