طرق تقليص تكاليف الصيانة للمطاعم؟
تدرك ادارة المطاعم جيداً أهمية الصيانة لعمليات التشغيل لديها والتي تؤثر بالنهاية على التجربة النهائية للعميل مع المطعم، وهو الأمر الذي يدفع ادارة المطاعم إلى فعل كل ما لديها لضمان الصيانة المناسبة لمطعمها، فيما يلي نستعرض معاً بعض الطرق التي تساعد في تنفيذ مهام صيانة المطعم الوقائية والغير مخططة وتقليل تكلفتها دون أن تؤثر سلباً على تجربة العملاء لديه.
كيف تقلل ادارة المطاعم تكاليف الصيانة غير المخططة؟
أولاً دعونا نتعرف على معنى الصيانة غير المخططة والتي يطلق عليها أحياناً إسم آخر وهو الصيانة التفاعلية ويقصد بها أن تقوم ادارة المطاعم بإصلاح المعدات الموجودة لديها بعد تعطلها بالفعل وتوقفها عن العمل، أي أن الإصلاح في هذه الحالة يصدر كرد فعل للفشل بدلاً من محاولة منع المشكلة في المقام الأول قبل أن تحدث، وبالتالي تعرض هذه الإستراتيجية في التعامل مع الصيانة المطعم للكثير من المخاطر الغير متوقعة والتي ستؤثر بالتأكيد في النهاية على تجربة العميل.
على سبيل المثال توصي معظم الشركات المصنعة للثلاجات بضرورة فحص مكثف الثلاجة وتنظيفه مرة كل 3 أشهر على الأكثر بشكل دوري، وفي حالة عدم القيام بهذه المهمة من المحتمل أن يغطي الغبار والشحوم المكثف وبالتالي يزداد استهلاك الطاقة لديك، سيتعطل الضاغط والثلاجة في النهاية، وبالتالي سترتفع تكاليف الإصلاح، وسيزداد احتمال تلف الأطعمة الموجودة بها، وقد تلجأ إلى غلق المطعم أو شراء واحدة جديدة بتكلفة كبيرة إذا لم يتم الإصلاح بشكل سريع.
يمكنك تخطي هذا السيناريو باتخاذ التدابير الوقائية اللازمة مع وضع خطة دورية للصيانة والإلتزام بتنفيذ جدول الصيانة الدورية للمعدات، وبالتالي ستقلل من مخاطر الصيانة غير المخطط لها بصورة كبيرة، وتضمن لك توفير تجربة أفضل للعميل، إلى جانب تقليل عمليات الإصلاح والاستبدال المكلفة للغاية، وضمان عدم توقف سير العمل بالمطعم وتقليل المخاطر المحتملة لأقل قدر.
كيف تقوم ادارة المطاعم بتنفيذ الصيانة الوقائية؟
في الغالب تعتبر الصيانة مصدر قلق كبير لمعظم المطاعم بالأخص عندما تتوقف أحد معداتها الضرورية عن العمل والتعامل مع هذه الأعطال بصورة تفاعلية يعتبر نهج مكلف للغاية ويؤثر بشكل واضح على العمليات اليومية لمطعمك، لذا لابد من التحول نحو استراتيجية الصيانة الوقائية أو الصيانة الدورية التي تضمن لك الحفاظ على سير عمليات مطعمك بطريقة أفضل وبالتالي تستمر في تحسين تجربة العملاء بشكل عام.
على سبيل المثال ترغب في الحفاظ على نظام التهوية والتكييف لديك في جميع الأوقات لضمان راحة العملاء؛ لكن لن يحدث ذلك دون إجراءات تنظيمية مسبقة لذا عليك بتنفيذ برنامج الصيانة الوقائية والذي يشمل الأتي:
- فحص وتنظيف أو استبدال الفلاتر
- تنظيف المكثف وملفات المبخر وخطوط الصرف والمقالي
- استبدال الأحزمة والبكرات البالية
- تنظيف القنوات
- اختبار الترموستات وأجهزة التحكم والأنظمة الكهربائية ومحركات المروحة
- إزالة المخلفات من داخل وخارج الوحدة
طرق تساعد إدارة المطاعم في تتبع الصيانة الوقائية في المطعم:
ورقة وقلم
من خلال القيام بملئ نموذج يدوي تقوم فيه بإنشاء قائمة مراجعة للصيانة تسرد فيها جدول الصيانة لكل أصل وتعطي فيه أولوية محددة للفحص والصيانة، ومن ثم يقوم فريق الصيانة المسؤول بإجراء الصيانة والفحص وفقًا للجدول الزمني المحدد مسبقًا.
جداول البيانات
وسيلة أخرى يمكن استخدامها لإنشاء قائمة فحص للصيانة وإعداد مواعيد الفحص وجداول الصيانة وتتبع مهام الصيانة من خلال إستخدام جداول البيانات والتي يمكن أن تساعدك في إجراء الصيانة في الوقت المناسب، وبالتالي توفر لك آلاف النقود التي قد تنفقها على الإصلاحات والاستبدال.
CMMS
تعتبر طريقة مكلفة نوعاً ما عن إستخدام الورقة والقلم وجداول البيانات، لكن الأمر يستحق إذا كنت تمتلك الكثير من معدات المطاعم التي ترغب في صيانتها والحفاظ عليها باعتبارها جزء أساسي من الأصول لديك، حيث يسمح لك نظام CMMS بإنشاء رموز QR أو علامات استخدام الأصول لجميع المعدات وإعداد آلية تذكير للصيانة الوقائية للموظفين.
تدريب الموظفين بشكل صحيح على التعامل مع جدول الصيانة الوقائية
وجود جدول للصيانة والفحص أمر في غاية الأهمية، لكن بالتأكيد سيتطلب الأمر وجود موظفين مدربين على التعامل معه والإلتزام به لضمان سريان العمل وعدم وقوع خسائر غير متوقعة ومكلفة، قد يعتبر البعض أن تدريب الموظفين تكلفة إضافية زائدة لكن الأمر يستحق حتى لا تضيع جهودك في فحص الصيانة الدورية هباءً.
فعادةً لا تظهر قيمة تدريب الموظفين بشكل واضح إلا في حالة كسر شئ ذي قيمة أو إرتكاب خطأ مكلف في المطعم، والذي ينتج عن الافتقار للتدريب المناسب للموظفين على إنشاء واستخدام قائمة فحص الصيانة المناسبة قد كلف بالفعل العديد من المطاعم غالياً .
لذا تساعد وجود قائمة فحص الصيانة موظفيك على مراقبة أصولك عن طريق إنشاء عناصر عمل متسقة بناءً على أهداف الصيانة الخاصة بك، وأيضًا يساعدك على معرفة مهام الصيانة التي يقوم بها كل موظف، وبالتالي في حالة حدوث أي مشكلة، يمكنك دائمًا الرجوع إلى السجل والتحقق من الشخص الذي أنشئ قائمة التحقق وتدريبه وفقًا لذلك حتى يتم منع الأخطاء المستقبلية.
الاستعانة بمصادر خارجية عند الحاجة
تدريب الموظفين على متابعة فحص وصيانة المعدات التي يعملون عليها أمر جيد، لكنه غير منطقي في بعض الحالات، فهناك بعض الأعطال التي تحتاج لتدخل متخصص خارجي.
وليس من المنطقي أن يقوم مالك المطعم بتعيين فريق فني متخصص للصيانة وهو لا يمتلك سوى فرع واحد، وبالتالي إن كنت تمتلك أكثر من فرع فمن الأفضل لك تعيين فنيين داخليين للقيام بهذه المهام بشكل دوري ومنتظم في جميع فروعك.
أما إن كنت لا تمتلك سوى فرع واحد فالإستعانة بفريق خارجي أمر جيد وموفر في هذه الحالة حيث ان مهام الصيانة هي مهام دورية وليست دائمة وبالتالي الاستعانة بفريق خارجي لهذه المهمة سيقلل لك من تكاليف العمالة الدائمة لها.
يعتبر النهج الأفضل للمطاعم هو إتباع نهج صيانة متوازن يضمن داخله جدول الصيانة الوقائية الذي يساعد في تقليل الأعطال الغير متوقعة للمعدات حيث أن هناك بعض القطع في المعدات غير مؤهلة للصيانة الوقائية، أما للمعدات منخفضة القيمة فالأفضل اتباع نهج صيانة غير مخطط له وإصلاحه فقط عند تعطله.
في النهاية نؤكد أن إتباع إدارة المطاعم لنهج متوازن في متابعة صيانة معداتها وأصولها سيؤدي للحفاظ عليها، وضمان عدم تعطل العمل، وبالتأكيد خفض تكلفة الصيانة الإجمالية، وفي النهاية الحفاظ على تجربة العملاء النهائية بالمطاعم.
