ادارة المطاعم: دليلك الشامل لإدارة الحجوزات في المطعم

إدارة حجوزات مطعمك أمر في غاية الصعوبة إذا لم يتم إعداده بطريقة سليمة مسبقًا؛ خاصةً وأن أي مطعم يرغب في زيادة نسبة الحجوزات لديه لاستقبال أكبر عدد ممكن من العملاء، لكن أوقات الانتظار الطويلة أمام زبائنك تجعلهم يشعرون بعدم التقدير، مما يشكل عائقًا كبير أمام تحقيق أهدافك. لذلك عليك الاستفادة من كافة مساحة مطعمك لتسع أكبر قدر ممكن من المقاعد مع تحسين إدارة الحجوزات في المطعم، وهذا ما سيتم طرحه في هذه المقالة حيث نشارك معك بعض الاستراتيجيات التي يمكنك اتباعها لزيادة معدل الحجوزات وتنظيمها مع الحفاظ على رضا العملاء وزيادة ولائهم.

أهمية إدراة حجوزات المطاعم بشكل إحترافي

تعتبر الحجوزات المُسبقة للمطاعم هي أحد العوامل الهامة التي تساعد في تسهيل تقديم الخدمة ورفع الكفاءة لكلاً من فريق عمل المطعم والضيوف المقبلين على حدًا سواء، وبالتالي فإنها مفيدة للطرفين بشكل كبير خاصةً إذا كانت مُنظمة بشكل صحيح، مما يعني زيادة رضا العملاء وبالتأكيد عودتهم مرة أخرى إليك.

كما أنها مفيدة للمطاعم في إعادة تخطيط المساحة لتقديم أفضل خدمة خاصة في حالة التعامل مع مجموعات كبيرة أو أحداث هامة، فمعرفة عدد الحضور مسبقًا يجعلك تفكر في إمكانية تخطيط الطاولات بما يتناسب مع هذا العدد، وكذلك إعادة تقسيم فريق العمل أو زيادته لتقديم أفضل خدمة لهذا العدد المتوقع وتفادي الأخطاء المتوقعة قدر الإمكان.

 وبالتالي الحجوزات المسبقة ومعرفة عدد الضيوف المتوقع وتهيئة المكان والعاملين به على التعامل مع هذا العدد وتوفير أماكن للانتظار ملائمة وتقليل وقت الانتظار بقدر الإمكان، مما يساعد على زيادة ثقة العملاء وبالتالي زيادة أرباح المطعم بشكل كبير.

استراتيجية تحسين إدارة الحجوزات في المطعم

أيًا كان نوع المطعم الذي تمتلكه أو حجمه أو موقعه، فأنت دائمًا بحاجة إلى تحقيق التوازن بين الحجوزات المُسبقة والزيارات الفعلية لموقعك حتى يمكنك تفادي وقوع الكثير من المشكلات المتوقعة وتحقيق رضا العملاء، وإدارة العاملين لتقديم أفضل  مستوى للخدمة دون إرهاقهم. وفيما يلي مجموعة من النصائح التي ستساعدك في تحقيق هذا الهدف.

تقليل الحجوزات الملغية

تُعد مشكلة عدم الحضور مشكلة مستمرة يعاني منها العديد من المطاعم، خاصة وأن متوسط عدم الحضور بعد الحجز يقدر بحوالي 10 أو 20% لدى بعض المطاعم، وتزداد هذه النسبة عادًة إذا كانت هناك فجوة كبيرة بين فترة طلب الحجز وموعد الحضور، فمن المتوقع زيادة نسبة نسيانهم للحجز أو حدوث أي حدث طارئ يعوق حضورهم في الموعد المحدد.

وفي هذه الحالة يمكنك القيام بإرسال رسائل تذكيرية للعملاء قبل الموعد بوقت كافي لتأكيد الحجز إما من خلال الإتصال تليفونيًا بهم أو من خلال إرسال رسالة بريد إلكتروني أو رسائل نصية، كما يفضل عدم اخذ الحجوزات المُسبقة قبل الموعد المحدد بفترة طويلة تفاديًا لهذه النقطة.

 فرض بعض الرسوم على الإلغاء

إذا كنت ترغب بأن تكون لك سياسة صارمة في التعامل مع عملائك في حالة عدم الحضور بإمكانك فرض بعض الرسوم على الإلغاء في اللحظة الأخيرة مثل سياسة بعض شركات الطيران وبعض المطاعم الكبرى التي تقضي بدفع مبلغ معين في حالة  الإلغاء أو تأجيل الحجز بوقت مفاجئ، ولكن قبل تفعيل ذلك عليك توضيح هذه النقطة لعملائك مسبقًا عند الحجز، بحيث يتم الإشارة إلى سياسة المطعم في حالة الإلغاء في اللحظة الأخيرة، مع إمكانية منح العملاء عدد ساعات معينة بإمكانهم إلغاء الحجز فيها مجاناً.

تقديم حوافز تشجيعية للعملاء

تعتبر العروض التشجيعية أو الخصومات المجانية التي تقدمها للعملاء في حالة الإلتزام بالموعد المحدد فكرة رائعة تشجع عملائك على الحضور في الوقت الصحيح. الأمر الذي قد يقدره عملائك بدرجة كبيرة وربما يتحدثون عنه عبر مواقع التواصل الإجتماعي، مما قد يحفز العملاء الآخرين على الحضور في الميعاد.

تقليص مهمة الحجز لمجموعة محددة من الموظفين

عادةً ما تتعرض بعض المطاعم لحجوزات مزدوجة وذلك بسبب عدم تخصيص موظف محدد لتلقي الحجوزات وتنسيق جدول الحجوزات كاملاً، لذا من الأفضل توفير موظف محدد لكل وردية مسؤول عن هذه المهمة، بالتأكيد سيكون هو الأقدر على معرفة جميع متطلبات الحجز ومدى توافرها، ومراقبة ما تم توفيره فعلياً. وكذلك  تحديد متوسط وقت تناول الطعام لكل طاولة.

تحديد متوسط وقت الإشغال لكل طاولة

إذا استطاعت توفير بعض المعلومات المتعلقة بكلاً من عدد الطاولات المتوفرة بالمطعم، ومتوسط الوقت الذي يقضيه العملاء في تناول الطعام على كل طاولة، يساعد ذلك على تحديد الوقت الفاصل بين كل حجوزاتك، فإذا كان معدل الوقت طويل لتناول الطعام يعني ذلك أن طاولاتك ستظل مشغولة لوقت طويل، مما يؤثر بشكل سلبي على أرباح مطعمك في النهاية.

وضع سياسة لحجوزات الأعداد الكبيرة

عادةً ما تحتاج حجوزات الأعداد الكبيرة إلى خدمة إضافية وربما قد تستغرق وقت طويل للتجهيز قبل الحضور، وتلقي الخدمة في وقتها، ووقت تجهيز المطعم مرة أخرى بعد إنتهاء الحجز؛ لذا لابد من مراعاة عدم الحجز لمجموعات كبيرة خلال أوقات الذروة لتجنب حدوث مثل هذه المشاكل، أو عليك التحضير لها بشكل جيد لتفادي حدوث أي مشكلات طارئة أولتجنب إنزعاج العملاء.